Mở quán cà phê đã khó, kinh doanh quán cà phê ngon lại càng khó hơn. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng điều hành một quán cà phê là xoay quanh việc quản lý nguyên liệu cà phê, tài chính, nhân sự…
Trong bài viết hôm nay, sapo sẽ dẫn dắt bạn tìm hiểu các kỹ năng quản lý quán cà phê bao gồm: cách quản lý quán cà phê ở các địa điểm khác nhau, cách quản lý tài chính quán cà phê, cách quản lý nhân viên phục vụ, cách quản lý thu chi nội bộ. Hãy cùng tham khảo kinh nghiệm kinh doanh quán cà phê dưới đây nhé!
Ước mơ thời sinh viên của tôi là mở một cửa hàng nhỏ bán đủ thứ, hàng ngày có hàng trăm lượt khách ra vào. Chắc hẳn bạn cũng như tôi, không ai muốn làm việc cả đời, sở hữu một doanh nghiệp là cách để sống một cuộc sống tốt nhất về tài chính và độc lập.
Cách quản lý quán cà phê chuyên nghiệp cho quán cà phê
Tôi quyết định mở một quán cà phê nhỏ. Nhưng nói thì dễ, mở quán cà phê là một chuỗi vấn đề đan xen, chưa kể kinh doanh quán cà phê với đồ ăn thức uống bình dân cũng khiến người ta mường tượng.
<3
Mới 27 tuổi, anh đã sở hữu một quán cà phê không mấy sang trọng nhưng quán lúc nào cũng nườm nượp khách, mỗi tối kê thêm gần chục bàn để khách ngồi.
Quản lý quán cà phê và những bài học khó quên
Thấy vậy, tôi tìm đến quán anh vào một ngày nắng đẹp, có lẽ chúng tôi đã quá quen thuộc, anh mời tôi ngồi và không ngần ngại chia sẻ với tôi cách điều hành quán cà phê nhỏ của mình. Anh cho biết: “Việc vận hành quán cà phê không chỉ đơn giản là tóm tắt từ vận hành. Đứa con tinh thần này của tôi mang nhiều trách nhiệm hơn.”
1. Một là quản lý thu chi nội bộ
Anh cho rằng, mở nhà hàng quan trọng nhất là lợi nhuận nên phải quản lý chặt chẽ thu chi nội bộ, tránh thất thoát. Bởi nói cho cùng, tiền vẫn là trung tâm của quán, không có tiền thì không thể duy trì hoạt động của quán.
1.1. Quản lý doanh thu – Quản lý quán cà phê
“Khi quản lý quán cà phê thì anh quản lý doanh thu của cửa hàng như thế nào?” – tôi hỏi. Anh kể về việc thu tiền trong cửa hàng, trường hợp như vậy nhiều lắm, lúc đầu anh cũng không biết nguyên nhân, có hôm tiền ít hơn tổng hóa đơn trong ngày, có khi dư. Sau nhiều lần anh tìm ra nguyên nhân như sau:
Người thu ngân không trung thực: Điều này chưa bao giờ xảy ra ở cửa hàng của anh ấy. Nhưng để quản lý quán cà phê hiệu quả, bạn cần hết sức lưu ý vấn đề này, đồng thời phải cẩn trọng khi lựa chọn nhân viên thu ngân. Nhân viên thu ngân rất dễ ăn cắp tiền từ cửa hàng nếu bạn chọn nhân viên thu ngân một cách ngẫu nhiên.
Sử dụng phần mềm dễ dàng quản lý thu chi của quán cà phê
Thu tiền nhưng không trả lại: Có 2 tình huống xảy ra cho vấn đề này:
- Nhân viên thu ngân lấy tiền của khách nhưng thay vì ghi hóa đơn hoặc để lại tiền cho nhân viên thu ngân tại quán cà phê thì lại tự bỏ túi. Trường hợp này liên quan đến thái độ và tính chính trực của nhân viên thu ngân.
- Tình huống thứ hai, nhân viên thu ngân nhận tiền của khách nhưng quên trả lại tiền lẻ cho khách. Đừng nghĩ rằng điều đó sẽ tốt đẹp bởi vì tôi sẽ có thêm tiền. Không, có khi khách sực nhớ quên lấy tiền lẻ quay lại lấy thì cửa hàng sẽ mang tiếng “lấy tiền lẻ của khách”. Vì cách quản lý nhân sự của quán café không thể hời hợt.
- Khi đặt mua nguyên liệu, hãy xem mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào bán chậm. Hàng nào đông người thì nhiều quả, hàng nào bán chậm thì ít. Mỗi ngày cuối ngày kiểm tra quầy xem thiếu món gì để đặt hàng kịp thời gian bán hàng.
- Thứ 7 và Chủ nhật sẽ đông hơn ngày thường nên bạn nên đặt thêm nguyên liệu cho 2 ngày cuối tuần này.
- Trái cây luôn được bảo quản trong tủ lạnh và nơi cao ráo, thoáng mát. Tránh xa gián và chuột.
- Vào cuối mỗi ca, nhân viên pha chế phải kiểm tra số lượng mặt hàng.
- Cung cấp thêm nước lạnh
- Kiên nhẫn khi khách hàng đặt hàng:
- Lái xe cho khách:
- Nhớ tên khách hàng trung thành
- Thường xuyên cập nhật đồ uống mới
- Quảng Cáo – Cách Quản Lý Quán Cà Phê Hiệu Quả
- Luôn sạch sẽ
- Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở
- Thanh toán nhanh và chính xác
Cửa hàng đông người, tính nhầm tiền, tính tiền thừa, khách quên tính tiền: Điều này cũng xảy ra trong ngày đầu tiên mở cửa hàng vì phương thức thanh toán. thủ công.
Rút tiền trong giờ cao điểm dễ xảy ra lỗi
Tôi nhớ có lần, một khách hàng gọi 1 ly cappuccino giá 50.000 đồng, nhưng anh nhớ nhầm nên để giá cho khách là 65.000 đồng. Sau đó đã phải vội vàng trả lại tiền lẻ và xin lỗi khách hàng. Vào những ngày đông khách, đặc biệt là vào ban đêm, đơn hàng thường bị thất thoát hoặc tính tiền quá cao, dẫn đến thất thoát nguyên liệu và doanh thu của cửa hàng.
Từ đó, anh tìm đến phần mềm tính tiền quán cà phê để giải quyết những vấn đề này. Từ ngày có máy, anh không còn phải ôm đầu suy nghĩ vì sao mất tiền, vì sao mất hóa đơn, vì sao mất bàn.
<3 Tôi thực sự nể phục một người như anh ấy, từ mở cửa hàng đến điều hành quán cà phê, mọi thứ liên quan đến cửa hàng đều do anh ấy đảm nhận.
Cách sử dụng máy tính tiền quán cafe để quản lý quán cafe hiệu quả
Ngay cả phong cách, cách trang trí quán cũng do anh tự tay thiết kế và lựa chọn. Màu sáng là màu chủ đạo của cửa hàng (màu tinh khiết cộng với màu trắng) mang đến cho người nhìn cảm giác ấm áp và sang trọng, đồng thời cũng khiến người ta cảm nhận được sự pha trộn giữa cổ điển và hiện đại.
1.2. Quản lý chi tiêu – cách quản lý tài chính quán cà phê
Tôi tự hỏi: “Vậy quản lý chi tiêu nội bộ của nhà hàng như thế nào?” Thấy vẻ mặt trầm tư của tôi, anh cũng hiểu suy nghĩ của tôi, vì hai người vốn đã rất thân thiết. Anh cho biết: Đối với các khoản chi tiêu của nhà hàng, anh luôn kiểm soát chặt chẽ làm sao để chi tiêu sao cho hợp lý nhất, căn cứ vào đó mà tính toán thu chi và luôn ổn định nguồn quỹ.
Cụ thể hàng ngày nhân viên thu ngân sẽ kết thúc ca cuối cùng trong ngày và lập bảng kê thu chi trong ngày để biết hôm nay mình đã nhập và xuất bao nhiêu. Sau đó, anh ta sẽ kiểm tra từng số cho phù hợp. Về việc quản lý nguyên liệu quán pha chế như trái cây để làm nước ép, sinh tố thì họ order hợp lý, không hơn không kém.
Chi phí tăng đòi hỏi phải lập kế hoạch đặc biệt
E hèm! Quản lý thu chi nội bộ đã khó như vậy rồi, còn quan tâm đến chuyện khác thì nổ não mất. Nhưng hoài niệm về việc mình sẽ làm chủ một quán cà phê, những khó khăn đó lại trở thành chất xúc tác, khiến tôi có thêm động lực để chinh phục ước mơ của mình.
Đọc thêm: Giá vốn là gì? Cách tính giá thành đồ uống trong nhà hàng, quán cafe chính xác nhất
2. Tiếp theo là cách quản lý nguyên liệu của quán
Tôi nghi ngờ hỏi: “Anh có cách nào quản lý nguyên liệu của quán để tiết kiệm chi phí không?”
Anh cười nói tiếp: Về việc quản lý nguyên liệu của quán cà phê, phải nói là một vấn đề tương đối khó kiểm soát đối với mô hình kinh doanh đồ uống. Bởi nếu chính bạn là chủ quán, bạn rất dễ gọi thiếu hoặc thừa nguyên liệu nếu không có kiến thức và kinh nghiệm pha chế.
Ví dụ, một ly sinh tố dâu tây gồm 200 gram dâu tây, trung bình 1 kg dâu tây có thể thu được 5 ly sinh tố. Trung bình một ngày tôi bán được 5 ly sinh tố, nhưng nếu khách đi đặt 2kg dâu là có dư.
Ngoài ra, bạn cũng cần học cách mua và quản lý công cụ một cách khôn ngoan, hãy tham khảo các ebook sau để có thêm kinh nghiệm.
Cách quản lý hiệu quả nguyên liệu cho quán cà phê
Anh kể mấy hôm anh mở quán không có nguyên liệu bán nên khách bỏ hết, hay mấy hôm anh vào quán thấy hoa quả bị chuột ăn phải bảo quản. Quản lý tồi. Vì vậy, không chỉ có cách quản lý nguyên liệu trong quán cà phê mà còn là cách bảo quản nguyên liệu:
“Hãy nhớ rằng vấn đề nguyên liệu có thể ảnh hưởng lớn đến cân bằng nội bộ của cửa hàng và cách bạn quản lý nguyên liệu của quán cà phê sẽ cho bạn biết bạn có chịu trách nhiệm với cửa hàng của mình hay không” – anh khuyên.
Quản lý chi phí mua nguyên vật liệu
3. Cách quản lý nhân viên quán cafe khiến khách mê
Đột nhiên có khách đến, tất cả nhân viên trong cửa hàng đều cúi đầu chào “Chào anh!”, một bạn phục vụ rất sang chảnh dẫn khách vào quầy gọi món, phong cách quản lý phục vụ của bạn khiến người ta muốn gọi thêm lần nữa và một lần nữa trở lại.
Tôi nhìn qua, bạn nhân viên nào cũng rất chuyên nghiệp, đặc biệt là luôn tươi cười với khách. Chính tôi cũng phải yêu những nụ cười ấy.
Cách quản lý nhân viên để làm hài lòng khách hàng
Nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng trong quản lý đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng đồ uống, độ sạch của ly là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách hàng. Khách hàng đến quán cà phê của bạn. Trong nhà máy, mọi nhân viên, bất kể vị trí của họ, phải sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.
Vì vậy, hãy tạo ra một bộ quy tắc, yêu cầu và trách nhiệm chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ, v.v. Quyền hạn của họ quy định trong quản lý quán cà phê.
Việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ giúp tôi dễ dàng nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có sự sắp xếp phù hợp hơn.
Và đừng quên lập kế hoạch đánh giá nhân viên hàng tháng, hàng quý để khen thưởng, tăng lương, kỷ luật công bằng nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm công việc của mọi người.
Chi phí quản lý nhân viên cũng cần tính
“Quản lý con người không dễ, mình cần biết cách điều chỉnh cảm xúc. Mỗi người là duy nhất nên mình cần hiểu tính cách từng nhân viên.”
Đối xử công bằng với mọi người và coi nơi này như gia đình. Thay vì quát mắng, trừng phạt nhân viên khi họ mắc lỗi, hãy nói chuyện nhẹ nhàng và cho họ cơ hội rút kinh nghiệm. Đây mới là cách quản lý nhân viên quán cà phê có tâm và có đức”- anh khuyên.
Đọc thêm: Ví dụ về quy tắc quán cà phê dành cho quản lý chuyên nghiệp
4. Cách sử dụng phần mềm quản lý quán Internet để quản lý quán Internet từ xa
Làm chủ thật sự không dễ, lại phải quản lý cửa hàng nên tôi hiểu dù đã 27 tuổi nhưng anh tôi vẫn chưa có bờ vai. Nhân tiện, tôi chỉ đang điều hành quán cà phê nhỏ của mình và không có thời gian cho cặp đôi này.
Nhưng bạn có nên ở lại cửa hàng mọi lúc để quản lý quán cà phê của mình không? Điều đó thật nhàm chán, và đôi khi cần có thời gian để tận hưởng cuộc sống thay vì làm việc. Vậy làm thế nào để đạt được sự hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống?
Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý quán cà phê
Mẹo mà mình được anh Hồng chia sẻ là dùng phần mềm quản lý quán cafe, dễ sử dụng, trên điện thoại di động hay laptop là xem được tất cả các báo cáo, giao dịch. Quản lý quán cà phê của bạn.
Với cách này, mỗi khi đi xa bạn không phải lo lắng nhiều như trước, mỗi khi muốn kiểm tra hoạt động của cửa hàng, bạn chỉ cần bật điện thoại di động lên để kiểm tra là có thể tận hưởng nó với sự an tâm. Tôi hay dùng phần mềm Internet cafe vì nó dễ vận hành, người mù cũng dùng được, có nhiều báo cáo chi tiết…
Còn việc bán hàng trong cửa hàng, thời gian đầu anh chỉ dùng excel và sổ sách. Nhưng rất mất thời gian khi lấy nhầm hóa đơn, nhầm bàn, không biết hóa đơn đã bị trừ chưa…
Sau này, anh mạnh dạn sắm cho mình một chiếc máy tính tiền cho quán cà phê, tính tiền nhanh chóng, khách không phải đợi lâu. Mỗi nhân viên phục vụ được phát một máy tính tiền cầm tay cho quán cà phê, điều này cũng tránh được tình trạng không biết còn bàn, món này món kia.
Ứng dụng công nghệ giúp quán cà phê vận hành trơn tru hơn
Vì vậy, dù mở một quán cà phê nhỏ, bạn vẫn phải biết cách vận hành quán với công nghệ hiện tại. Máy tính tiền trong quán cà phê giờ đây đã trở thành một phần thiết yếu.
Bỗng tôi reo lên: “Chào hai anh chị!”, tôi sửng sốt, và một tiếng chào như làm tôi bừng tỉnh trong cuộc trò chuyện say sưa giữa hai anh em. Tôi nhìn ra cửa, trời đã về chiều, một buổi chiều êm như nhung. Tôi vừa định nói lời tạm biệt với anh ta và rời đi, và để anh ta chuẩn bị “lấy tiền” vào ban đêm.
<3
5. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê
Để gây ấn tượng với khách hàng và khiến họ quay lại, cần ghi nhớ những kinh nghiệm quản lý quán cà phê sau, tuy nhỏ nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh trong lòng khách hàng.
Khách hàng thích được chăm sóc. Tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí. Chỉ cần yêu cầu một ly nước lạnh trong lúc chờ đợi, chắc chắn khách hàng sẽ ấn tượng bởi sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay dạo quanh uống một tách trà.
Quán cà phê là nơi khách hàng trải nghiệm và thư giãn. Vì vậy, đừng lo lắng nếu mất nhiều thời gian để khách hàng đặt hàng. Thay vào đó, hãy gợi ý đồ uống cho khách, nói cho họ biết đặc sản của nhà hàng là gì và loại nào phù hợp với nhu cầu của họ. Điều này không chỉ giúp khách hàng lựa chọn đồ uống nhanh hơn mà còn giúp người quản lý quán cà phê thể hiện được sự chu đáo, nhiệt tình của mình.
Trong trường hợp bình thường, cửa hàng nên có nhân viên bảo vệ trông xe và lái xe cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu cửa hàng không có bảo vệ và tôi rảnh rỗi, tôi có thể đích thân lái xe cho khách hàng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản
Tôi tin rằng động thái này sẽ gây ấn tượng với khách hàng về sự lịch sự của họ và nó sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, nếu có những cô gái chân yếu tay mềm không biết lái xe, tôi sẽ dẫn dắt họ, và họ sẽ được khen ngợi về phong cách quản lý quán cà phê.
Khi nhân viên nhớ tên khách hàng, hoặc thậm chí là sở thích và thói quen của họ, khách hàng sẽ cảm thấy được trân trọng và ở lại cửa hàng lâu hơn. Ví dụ: “Chào Lan, bạn vẫn dùng món sinh tố bơ quen thuộc chứ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm đến mức có thể nhớ tên và sở thích của bạn. Họ sẽ không ngần ngại giới thiệu quán cà phê của họ cho bạn bè và gia đình.
Nếu nhà hàng chỉ sử dụng một menu duy nhất sẽ tạo cho khách hàng cảm giác nhàm chán về lâu dài. Để quản lý quán cà phê hiệu quả, tôi cần làm mới quán bằng cách thường xuyên cập nhật đồ uống mới, hoặc thử thay đồ uống cũ bằng phong cách mới, trang trí món ăn theo cách mới để thu hút khách. Ở lại quán bar.
Cập nhật đồ uống mới để thu hút khách đến quán
Hiện nay, nhiều chủ quán cà phê lựa chọn hình thức quảng cáo quán thông qua các mạng xã hội như facebook, instagram hay báo điện tử,…
Bằng cách này, những quảng cáo này sẽ gợi nhớ, kích thích sự tò mò và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Anh ấy đăng bài thường xuyên trên các kênh xã hội để duy trì tương tác với khách hàng của mình và biến thương hiệu trở thành một người bạn tốt bên cạnh họ.
Nội dung đăng nên đa dạng: bài viết về sản phẩm, không gian cửa hàng, đánh giá của khách hàng, nội dung giải trí hấp dẫn, khuyến mãi hay sự kiện của cửa hàng.
Thường xuyên cập nhật món mới để thu hút khách hàng
Không khách hàng nào muốn uống từ một chiếc cốc bẩn hoặc thấy tóc trong đó. Một quầy bar bừa bộn cũng có thể khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về quán. Các lĩnh vực cần cải thiện: Lau kính thường xuyên, giữ khu vực chuẩn bị sạch sẽ, vệ sinh thiết bị pha chế thường xuyên.
Không gian quán cafe như bàn ghế phải luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Đây là một công việc quản lý quán cà phê cơ bản để thành thạo.
Khách đến luôn thân thiện, nhiệt tình, cúi chào cảm ơn khi khách ra về là những cử chỉ nhỏ thể hiện cách ứng xử văn minh của nhà hàng.
Huấn luyện nhân viên giữ thái độ niềm nở khi phục vụ khách hàng
Thanh toán gần như là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình tạo ấn tượng với khách hàng với cửa hàng của chúng ta. Dù đồ uống có ngon, phục vụ tốt nhưng nếu khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không vui và để lại ấn tượng xấu.
Hãy đầu tư vào máy tính tiền của quán cà phê để thanh toán dễ dàng và nhanh chóng hơn. Và tôi cũng quản lý quán cà phê một cách dễ dàng, tránh thất thoát, thất thoát.
<3 Phố đêm cũng bắt đầu lên đèn, quán cà phê hai bên đường dần đông đúc, trước cứ nghĩ mở quán cà phê là huề vốn nên người ta đua nhau mở quán.
Đọc thêm: Kinh nghiệm chọn máy tính tiền quán cà phê giúp bạn hái ra tiền
Quán cà phê hoạt động tốt gây ấn tượng với khách hàng
Nhưng sau khi nghe anh chia sẻ về cách kinh doanh quán cà phê thì tôi lại nghĩ khác, bốn chữ vốn liếng dành cho những ai biết cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả và tạo được ấn tượng. Nếu hình ảnh được trong lòng khách hàng thì người ta sẽ tìm đến, còn nếu khai trương mà không có hướng phát triển thì 1 tháng sau sẽ đóng cửa vì không đủ kinh phí hoạt động.
Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn có thêm kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả. Tôi hy vọng những chia sẻ trên có thể truyền cảm hứng cho bạn và theo đuổi đam mê của bạn. Thật khó khăn, nhưng khi bạn vượt qua nó, bạn đã làm được!
